Un dispositif né en 2021, opérationnel en 2026
Le Passeport de prévention n'est pas une nouveauté de dernière minute. Il a été créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, dans le prolongement de l'accord national interprofessionnel du 9 décembre 2020. L'objectif affiché est simple sur le papier : centraliser, dans un espace numérique unique, l'ensemble des formations, attestations, certificats et diplômes obtenus par un travailleur en matière de santé et sécurité au travail.
Géré par la Caisse des Dépôts pour le compte du ministère du Travail, ce service concerne tous les travailleurs, en poste ou en recherche d'emploi, du secteur privé comme du secteur public, quel que soit leur contrat : CDI, CDD, intérim, apprentissage. Pour un employeur, l'intérêt affiché est réel : moins de tableurs dispersés, moins de justificatifs égarés, une vision claire des échéances de recyclage et de renouvellement des habilitations.
Mais entre la loi de 2021 et la mise en pratique, il aura fallu près de cinq ans. Le dispositif s'est ouvert aux organismes de formation le 28 avril 2025, avant de s'ouvrir aux employeurs le 16 mars 2026. C'est cette dernière étape qui change concrètement la donne pour les entreprises.
Le calendrier à connaître
Le déploiement se fait par étapes, avec des échéances précises qu'il vaut mieux avoir en tête. Le 28 avril 2025 : ouverture du Passeport aux organismes de formation, qui doivent déclarer les formations qu'ils dispensent. Le 16 mars 2026 : ouverture de l'espace de déclaration aux employeurs, avec obligation de renseigner certaines formations dispensées en interne. Du 16 mars au 30 septembre 2026 : période où seules les formations obligatoires strictement encadrées par la réglementation, et celles liées à une habilitation ou une autorisation, doivent être déclarées. À partir du 1er octobre 2026 : l'obligation s'étend à l'ensemble des formations en santé et sécurité au travail entrant dans le champ du dispositif. Le 9 juillet 2026 : mise à disposition d'une solution d'import en masse des données, pour faciliter les déclarations à grande échelle. Le 16 novembre 2026 : ouverture de l'espace aux travailleurs et demandeurs d'emploi, qui pourront consulter et valoriser leur propre passeport.
Un décret du 12 juin 2026 est venu allonger la période transitoire jusqu'au 31 décembre 2026, à la demande des partenaires sociaux, afin de laisser aux entreprises le temps de s'approprier réellement l'outil plutôt que de subir une bascule brutale.
Quelles formations doivent être déclarées, et par qui
Toutes les formations ne sont pas concernées de la même manière. La loi retient des critères cumulatifs : la formation doit porter sur la santé et la sécurité au travail, être dispensée dans le cadre de l'entreprise, donner lieu à une attestation, un certificat ou un diplôme, et comporter des compétences transférables à un poste similaire.
Deux acteurs se partagent la responsabilité de la déclaration. Les organismes de formation déclarent les formations qu'ils dispensent pour le compte de l'entreprise. Les employeurs déclarent, de leur côté, les formations qu'ils dispensent en interne, sans faire appel à un prestataire externe. Dans les deux cas, le délai de déclaration est actuellement de neuf mois, calculé à partir de la fin du trimestre au cours duquel la formation s'est terminée. Ce délai transitoire de neuf mois passera à six mois à partir de 2027.
Le piège de la validation automatique
C'est le point le plus souvent négligé, et le plus lourd de conséquences : en l'absence de vérification par l'employeur, une déclaration transmise par un organisme de formation est réputée validée dans le passeport de prévention du salarié concerné. Autrement dit, ne rien faire équivaut à valider par défaut. Une formation mal déclarée, incomplète ou erronée peut ainsi s'inscrire durablement dans le parcours d'un salarié, sans que l'employeur ne s'en rende compte, jusqu'à ce qu'un contrôle ou un contentieux vienne le rappeler.
Ce mécanisme change la nature du travail administratif à fournir. Il ne suffit plus de dispenser les formations et de conserver les attestations dans un classeur. Il faut désormais organiser une vérification active des déclarations, identifier un responsable clair en interne, et documenter cette vérification en cas de contrôle.
Ce que cela change vraiment pour une PME
Le Passeport de prévention ne crée pas de nouvelles obligations de formation. Une entreprise qui respecte déjà ses obligations réglementaires en matière de sécurité n'a pas de formation supplémentaire à organiser. Ce qui change, c'est la traçabilité : ce qui pouvait rester informel, géré au fil de l'eau, doit désormais être structuré, daté et déclaré dans les délais impartis.
Pour une entreprise de moins de 50 salariés, l'enjeu tient moins au volume qu'à l'organisation. Il s'agit d'identifier qui, dans la structure, sera responsable de la déclaration et de la vérification, de centraliser les justificatifs de formation dans un espace unique, et de mettre en place une routine de suivi, plutôt qu'une régularisation en urgence chaque fin de trimestre.
Le non-respect de ces obligations n'entraîne pas aujourd'hui de sanction financière automatique et chiffrée. Le risque est ailleurs : en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de l'URSSAF, en cas d'accident du travail donnant lieu à un contentieux, l'absence de traçabilité fiable des formations SST peut fragiliser la position de l'employeur.
Se mettre en ordre de marche avant l'échéance
Le régime transitoire jusqu'au 31 décembre 2026 laisse un délai réel, mais il ne doit pas être confondu avec une absence d'urgence. Faire l'inventaire des formations dispensées en interne, vérifier les déclarations déjà transmises par les organismes de formation partenaires, et former la personne en charge du suivi, sont des actions à engager dès maintenant plutôt qu'à la rentrée.